Работодателям предстоит перевести еще одну процедуру в полностью электронный формат. С 1 марта 2027 года декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда нужно будет подавать через личный кабинет на Едином портале государственных и муниципальных услуг. Представление документа лично и отправка почтой действующим порядком больше предусматриваться не будут.
Изменения утверждены приказом Минтруда России от 10 июня 2026 года № 246н. Документ зарегистрирован в Минюсте России 2 сентября 2026 года под № 88123, но на дату подготовки материала — 7 сентября 2026 года — еще не вступил в силу. До 1 марта 2027 года продолжает применяться действующий порядок, установленный приказом Минтруда России от 17 июня 2021 года № 406н.
Нововведение нельзя сводить только к смене канала отправки. Электронная форма будет сопоставляться с данными о работодателе, рабочих местах и результатах специальной оценки условий труда. Поэтому задача специалиста по охране труда — не просто получить доступ к порталу, а заранее выстроить проверяемую цепочку: отчет о СОУТ внесен в информационную систему, рабочие места действительно подлежат декларированию, сведения в документах совпадают, ответственный сотрудник может заполнить и направить форму.
Что именно изменится с 1 марта 2027 года
Приказ Минтруда России № 246н вносит изменения в приказ № 406н, которым утверждены форма декларации, порядок ее подачи и правила ведения реестра. Основные изменения затрагивают четыре элемента процедуры.
- Единственным способом подачи станет Единый портал. Работодатель будет заполнять специальную электронную форму через личный кабинет. Декларация по-прежнему направляется в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости по месту нахождения работодателя.
- Раздел с регистрационными сведениями будет заполняться автоматически. При этом учитывается место нахождения рабочих мест, включенных в декларацию.
- Вводится закрытый перечень оснований для отказа. Территориальный орган Роструда не сможет отказать по причине, не указанной в обновленном порядке.
- Уведомление об отказе станет электронным. Сообщение должно поступить работодателю через Единый портал не позднее десяти рабочих дней со дня поступления декларации.
Кроме того, обновляется порядок ведения реестра: сведения о декларации должны быть внесены в него в течение пятнадцати рабочих дней со дня подачи. Информация о статусе декларации будет размещаться на официальном сайте Роструда и останется общедоступной, кроме сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.
Важно правильно понимать переходный период. До 28 февраля 2027 года включительно действует существующий порядок приказа № 406н, допускающий личную подачу, почтовое отправление и электронное направление предусмотренным способом. Начиная с 1 марта 2027 года следует применять новую редакцию порядка и использовать Единый портал.
Какие рабочие места можно включить в декларацию
Приказ № 246н меняет процедуру, но не расширяет круг декларируемых рабочих мест. Базовые условия определяет статья 11 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».
Декларация подается в отношении рабочих мест, на которых:
- по результатам идентификации не выявлены потенциально вредные или опасные производственные факторы;
- либо по результатам исследований и измерений условия труда признаны оптимальными или допустимыми;
- при этом рабочее место не относится к исключениям, установленным частью 6 статьи 10 Федерального закона № 426-ФЗ.
Следовательно, специалисту недостаточно ориентироваться только на итоговый класс условий труда в карте СОУТ. Перед включением рабочего места нужно проверить его правовой статус: нет ли профессии или должности в списках, дающих право на досрочную страховую пенсию, и не предоставляются ли работнику гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда.
Если декларируется хотя бы одно аналогичное рабочее место, приказ № 406н требует включить в декларацию сведения обо всех рабочих местах, признанных аналогичными ему. Поэтому до заполнения электронной формы необходимо сверить не только отдельную карту, но и весь массив аналогичных мест в отчете.
Смысл декларации состоит не в освобождении работодателя от обязанностей по охране труда, а в официальном подтверждении соответствия условий на конкретных рабочих местах государственным нормативным требованиям. Инструктажи, обучение, оценка профессиональных рисков, обеспечение средствами защиты и производственный контроль продолжают выполняться в применимом объеме.
Четыре основания для отказа в принятии декларации
С 1 марта 2027 года пункт 6 порядка подачи декларации будет содержать исчерпывающий перечень оснований для отказа. Иные причины использоваться не должны.
1. Недостоверные сведения в электронной форме
Речь идет не только о намеренном искажении информации. Практический риск создают обычные расхождения: другое наименование работодателя, неверный адрес, ошибка в номере рабочего места, несовпадение должности с картой СОУТ, пропущенное аналогичное место или использование данных из старой редакции отчета.
Полезное правило внутренней проверки: каждое поле электронной формы должно иметь источник. Наименование и реквизиты работодателя сверяют с актуальными регистрационными данными, а характеристики рабочих мест — с утвержденным отчетом о проведении СОУТ и сведениями, переданными в информационную систему.
2. Рабочее место связано с правом на досрочную пенсию
Декларировать нельзя рабочие места работников, профессии, должности или специальности которых входят в предусмотренные законодательством списки работ, производств, профессий, должностей, специальностей и учреждений, учитываемые при досрочном назначении страховой пенсии по старости.
Типичная ошибка — оценивать возможность декларирования только по фактическому отсутствию вредных факторов. Закон отдельно исключает указанные рабочие места из общего механизма декларирования. Поэтому кадровые сведения и наименование профессии необходимо сопоставлять с отчетом СОУТ и применимыми списками до подачи формы.
3. За работу предоставляются гарантии и компенсации
Отказ последует, если в декларацию включено рабочее место, работа на котором дает сотруднику установленные законодательством или иными нормативными правовыми актами гарантии и компенсации за вредные либо опасные условия труда.
Проверку нельзя ограничивать трудовым договором. Отсутствие записи о компенсации в кадровом документе еще не доказывает, что право работника отсутствует. Нужно анализировать нормативное основание, результаты СОУТ и фактически предоставляемые гарантии. Обнаруженное противоречие следует разобрать до направления декларации, а не пытаться устранить изменением формулировки в электронной форме.
4. Во ФГИС СОУТ нет соответствующего отчета
Данные отчета должны находиться в Федеральной государственной информационной системе учета результатов проведения специальной оценки условий труда. Это связано с частью 2 статьи 7 Федерального закона № 426-ФЗ: результаты СОУТ допускается применять после внесения сведений в информационную систему, кроме прямо предусмотренных законом случаев.
Наличие у работодателя подписанного бумажного отчета само по себе не устраняет это основание для отказа. Перед подачей декларации необходимо получить подтверждение передачи сведений и удостовериться, что в системе присутствует именно тот отчет и те рабочие места, которые планируется декларировать.
Срок подачи и контроль результата
Изменения не отменяют установленный приказом № 406н срок. Декларация подается не позднее тридцати рабочих дней со дня внесения сведений о результатах СОУТ во ФГИС СОУТ.
Отсчитывать срок от даты утверждения отчета, подписания карт или получения бумажных документов от оценочной организации неправильно. Контрольной точкой является внесение сведений в федеральную информационную систему. В рабочем деле рекомендуется сохранять документальное подтверждение этой даты.
После перехода на новый порядок работодателю нужно контролировать как минимум три события:
- электронная форма направлена через личный кабинет;
- не поступило уведомление об отказе либо замечания устранены и декларация подана повторно;
- сведения о декларации внесены в реестр, а ее статус проверен.
По новой редакции порядка уведомить об отказе должны в течение не более десяти рабочих дней со дня поступления декларации. На внесение сведений в реестр отводится пятнадцать рабочих дней со дня подачи. Эти сроки относятся к разным действиям, поэтому отсутствие сообщения об отказе не следует автоматически считать подтверждением внесения декларации в реестр.
Если основание для отказа устранено, пункт 8 порядка позволяет подать декларацию повторно. Однако исправление желательно организовать так, чтобы не пропустить общий тридцатидневный срок. Для этого не стоит оставлять первоначальную отправку на последний день.
Пошаговая подготовка работодателя к электронному порядку
До 1 марта 2027 года организации целесообразно провести пробную внутреннюю проверку процесса. Она должна отвечать на пять вопросов: кто подает декларацию, откуда берет сведения, как проверяет допустимость рабочих мест, чем подтверждает отправку и кто контролирует результат.
Шаг 1. Назначить владельца процесса
Функцию можно возложить на специалиста по охране труда, кадрового работника или иное уполномоченное лицо с учетом структуры организации. Но ответственность должна быть определена не устной договоренностью, а организационным решением работодателя.
Ответственному необходимо предоставить доступ к исходным документам и установить взаимодействие с руководителем комиссии по СОУТ, кадровой службой, подразделением информационных технологий и сотрудником, администрирующим учетную запись организации на Едином портале.
Шаг 2. Проверить корпоративную учетную запись и полномочия
Не следует откладывать техническую подготовку до появления обязанности подать конкретную декларацию. Заранее проверьте, создана ли учетная запись организации, актуальны ли сведения о руководителе и может ли назначенный сотрудник выполнять необходимые действия от имени работодателя.
Отдельно нужно проверить действующий на портале механизм подписания и подтверждения полномочий. При изменении руководителя, доверенности или ответственного работника доступ следует актуализировать до начала заполнения формы.
Шаг 3. Получить подтверждение размещения отчета во ФГИС СОУТ
В договоре и рабочем взаимодействии с организацией, проводящей СОУТ, следует предусмотреть передачу работодателю подтверждения внесения сведений. После получения подтверждения сверьте идентификационные номера и состав рабочих мест.
Если организации только предстоит специальная оценка условий труда, требования к дальнейшему декларированию полезно учитывать уже при формировании перечня рабочих мест и проверке проекта отчета. Ошибка, допущенная на этапе исходного перечня, впоследствии переносится в карты, информационную систему и декларацию.
Шаг 4. Сформировать реестр мест, подлежащих декларированию
Не заполняйте форму непосредственно по памяти или отдельным картам. Создайте рабочую таблицу со следующими графами:
- структурное подразделение;
- индивидуальный номер рабочего места;
- наименование профессии или должности;
- численность работников;
- класс условий труда;
- наличие аналогичных рабочих мест;
- результат проверки по части 6 статьи 10 Федерального закона № 426-ФЗ;
- подтверждение наличия отчета во ФГИС СОУТ;
- решение о включении или невключении в декларацию.
Такой реестр является внутренним рабочим инструментом. Он помогает отделить фактическое учебное действие — проверку допустимости каждого места — от формального переноса сведений в электронную форму.
Шаг 5. Провести перекрестную сверку
Оптимальный вариант — проверка вторым сотрудником. Один специалист переносит сведения, другой сопоставляет форму с отчетом, кадровыми данными и перечнем аналогичных мест. Особое внимание уделяют рабочим местам, на которых ранее был установлен вредный класс, менялись наименования профессий или предоставлялись компенсации.
Шаг 6. Подать декларацию с запасом времени
Во внутреннем календаре лучше установить срок раньше предельной даты. Запас нужен на устранение технических ошибок, восстановление доступа, проверку полномочий и повторное направление после отказа.
Шаг 7. Сохранить доказательства и проверить реестр
В дело по СОУТ включают подтверждение отправки, электронные уведомления, сведения о результате рассмотрения и подтверждение статуса в реестре. Распределение таких записей и сроки их хранения стоит закрепить в процедуре управления документами СУОТ.
Если действующая документация не описывает электронный маршрут и ответственность подразделений, потребуется разработка документов по охране труда либо точечная актуализация положения о СУОТ, порядка проведения СОУТ и матрицы ответственности. Не нужно создавать отдельный объемный акт, если необходимые правила можно встроить в уже применяемую процедуру.
Какие локальные документы стоит обновить
Сам приказ № 246н не требует от каждого работодателя утверждать специальное положение о подаче декларации. Необходимость изменения локальных актов зависит от того, как процедура описана сейчас.
Проверьте следующие документы:
- положение о системе управления охраной труда;
- порядок организации и проведения СОУТ;
- приказ о распределении обязанностей в сфере охраны труда;
- должностную инструкцию ответственного специалиста;
- регламент использования учетной записи организации на Госуслугах;
- номенклатуру дел и правила хранения электронных подтверждений.
Приказ Роструда от 21 марта 2019 года № 77, содержащий методические рекомендации по проверке создания и функционирования СУОТ, относит к внутренним документам приказы, порядки, стандарты и инструкции работодателя. В рекомендациях подчеркивается необходимость регулярного пересмотра документов с учетом меняющихся внешних и внутренних требований, а также определения ответственных за разработку, согласование и актуализацию.
Хотя приказ Роструда № 77 носит методический характер и был подготовлен с учетом ранее действовавшего типового положения о СУОТ, сам подход остается практически полезным: работодатель должен уметь показать, кто отвечает за процедуру, по каким данным принимает решение и где хранятся записи о выполненных действиях.
Пример формулировки для локального порядка
В локальном акте можно использовать следующую рабочую конструкцию:
«Ответственное лицо не позднее установленного законодательством срока обеспечивает заполнение и направление декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда через личный кабинет организации в федеральной государственной информационной системе “Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)”. До направления декларации ответственное лицо проверяет наличие сведений об отчете во ФГИС СОУТ, допустимость включения каждого рабочего места и соответствие данных электронной формы утвержденному отчету. Уведомления и подтверждения, полученные через Единый портал, передаются на хранение в дело по специальной оценке условий труда».
Формулировку следует адаптировать под фактическое распределение полномочий. Если форму заполняет специалист по охране труда, а направляет руководитель или иной уполномоченный сотрудник, необходимо описать оба действия и установить срок внутреннего согласования.
Типичные ошибки при подготовке декларации
Ориентироваться только на класс условий труда
Допустимый класс не всегда означает возможность декларирования. Сначала проверяют исключения части 6 статьи 10 Федерального закона № 426-ФЗ, затем принимают решение о включении места.
Считать бумажный отчет достаточным
После 1 марта 2027 года отсутствие соответствующего отчета во ФГИС СОУТ прямо станет основанием для отказа. Нужно контролировать не наличие папки, а наличие сведений в системе.
Переносить сведения из штатного расписания без сверки с картой
Наименование должности в актуальном штатном расписании может отличаться от данных отчета, если после проведения СОУТ произошли организационные изменения. Такое расхождение требует содержательного анализа: сохранилось ли рабочее место и условия на нем, нужны ли изменения в документах или внеплановая СОУТ.
Не включать все аналогичные места
Если декларируется одно аналогичное рабочее место, в декларации указываются все места, признанные аналогичными. Частичный перенос группы противоречит действующему порядку.
Считать отсутствие отказа окончательным результатом
Необходимо отдельно проверить статус декларации в реестре. Внутреннюю задачу нельзя закрывать только по факту отправки формы или истечения десяти рабочих дней.
Оставлять подачу на последний день
Электронный формат не исключает ошибок доступа, полномочий и исходных данных. Если первая декларация получит отказ, работодателю потребуется время на исправление и повторную подачу.
Мини-чек-лист работодателя
- Определите, кто отвечает за подготовку, проверку и направление декларации.
- Проверьте учетную запись организации на Госуслугах и полномочия сотрудника.
- Зафиксируйте дату внесения результатов СОУТ во ФГИС СОУТ.
- Сверьте каждое рабочее место с отчетом и исключениями части 6 статьи 10 Федерального закона № 426-ФЗ.
- Проверьте группы аналогичных рабочих мест.
- Сопоставьте электронную форму с кадровыми и регистрационными сведениями.
- Направьте декларацию до истечения тридцати рабочих дней, оставив время на исправление.
- Контролируйте сообщения на Едином портале и статус декларации в реестре.
- Сохраните подтверждения отправки, уведомления и сведения о регистрации.
- До 1 марта 2027 года актуализируйте локальную процедуру и распределение ответственности.
Главный практический вывод: новый порядок делает качество исходных данных важнее способа оформления документа. Работник, отвечающий за СОУТ, должен уметь не только заполнить электронную форму, но и обосновать включение каждого рабочего места. Именно такая проверка снижает риск отказа и превращает декларирование из формальной отправки сведений в управляемую процедуру.
