Офисные сотрудники используют незакрепленные столы и в разные дни могут занимать любое свободное место в общем помещении. Одни и те же рабочие зоны используются работниками нескольких структурных подразделений, занимающими одинаково названные должности, но выполняющими различающиеся обязанности. Работодателю требуется сформировать группы аналогичных мест и корректно указать подразделение в отчете о СОУТ.
Зависит от условий: общие столы можно включить в одну группу аналогичных рабочих мест только при одновременном соблюдении всех признаков аналогичности, включая одинаковую должность, трудовую функцию, режим работы и производственный процесс. Если функции юрисконсультов разных подразделений различаются, следует сформировать отдельные группы рабочих мест и указать в каждой карте соответствующее структурное подразделение.
При организации офиса по принципу свободной рассадки объектом учета для СОУТ следует считать не отдельный стол как предмет мебели, а рабочее место, на котором работник выполняет определенную трудовую функцию в конкретных условиях производственной среды. Поэтому совпадение компьютеров, кресел, освещения и микроклимата само по себе не позволяет объединить всех находящихся в помещении сотрудников в одну группу.
Комиссия работодателя должна установить, какие организационные рабочие места фактически существуют, кто на них занят, какие обязанности выполняются и отличаются ли продолжительность и характер воздействия факторов. Проверяемым доказательством будут утвержденный перечень рабочих мест, штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции, режимы работы, схема размещения сотрудников и сведения об используемом оборудовании.
Критерии аналогичности при свободной рассадке
Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» в ч. 6 ст. 9 предусматривает совокупность признаков аналогичных рабочих мест. Все признаки должны соблюдаться одновременно. Рабочие места должны находиться в однотипных помещениях с одинаковыми системами вентиляции, кондиционирования, отопления и освещения. Работники должны занимать одну профессию, должность или специальность, выполнять одинаковые трудовые функции, работать в одинаковом режиме, участвовать в однотипном технологическом процессе, применять одинаковые оборудование, инструменты, материалы и сырье, а также быть одинаково обеспечены СИЗ.
Следовательно, одинаковая офисная обстановка подтверждает только часть критериев. Даже единое наименование должности «юрисконсульт» не устраняет необходимость сопоставить фактические функции. Подготовка корпоративных решений, сопровождение органов управления и ведение претензионно-исковой работы могут различаться по составу операций, интенсивности работы с документами, продолжительности использования компьютера, коммуникационной нагрузке и организации рабочего дня.
Если после проверки установлено, что содержание работы, режим и воздействие факторов действительно одинаковы, принадлежность работников к разным отделам сама по себе прямо не названа в Законе № 426-ФЗ самостоятельным запретом для признания мест аналогичными. Однако такое объединение должно быть обосновано документами и подтверждено фактическим обследованием. Формального сходства должностных наименований для этого недостаточно.
Важно: решение об аналогичности принимает комиссия по проведению СОУТ до начала работ при утверждении перечня рабочих мест. Окончательная группировка должна формироваться во взаимодействии с экспертом организации, проводящей СОУТ, поскольку именно эксперт исследует факторы и отражает результаты в отчете.
Отдельные группы для сотрудников с разными функциями
Если юрисконсульты разных отделов выполняют различающиеся трудовые функции, объединять их рабочие места в одну группу аналогичных нельзя. Для каждого функционально однородного состава работников необходимо сформировать собственную группу, даже когда сотрудники поочередно используют одни и те же столы.
В рассматриваемой ситуации перечень может содержать, например, рабочие места юрисконсультов подразделения, обеспечивающего корпоративные процедуры, и отдельно рабочие места юрисконсультов претензионно-искового подразделения. Внутри каждой группы комиссия проверяет полный набор критериев аналогичности. Количество рабочих мест определяют не механическим подсчетом столов, а с учетом утвержденной организационной модели, численности одновременно работающих сотрудников, сменности, закрепленных трудовых функций и реального порядка использования офисной зоны.
При выявлении аналогичных рабочих мест СОУТ проводится на 20 процентах мест соответствующей группы, но не менее чем на двух. Результаты распространяются на всю подтвержденную группу, а на аналогичные места оформляется одна карта. Эти правила установлены Законом № 426-ФЗ ст. 16. Если в группе всего одно рабочее место, механизм выборочной оценки аналогичных мест применить невозможно.
Если обследование покажет, что хотя бы одно место не соответствует установленным признакам, Закон № 426-ФЗ ч. 5 ст. 16 требует провести СОУТ на всех местах, ранее включенных в эту группу как аналогичные. Поэтому чрезмерное укрупнение перечня создает риск не экономии, а расширения объема оценки после начала работ.
Как указать структурное подразделение в карте СОУТ
Форма карты и инструкция по ее заполнению утверждены приказом Минтруда России от 21.11.2023 № 817н. В карте предусмотрены наименование должности работника, наименование структурного подразделения, количество и номера аналогичных рабочих мест, численность и СНИЛС занятых работников, а также сведения об оборудовании и материалах.
При разделении сотрудников на функциональные группы в карте каждой группы указывается то подразделение, к которому относятся соответствующие работники по организационным документам работодателя. Для юрисконсультов корпоративного подразделения оформляется карта с наименованием этого подразделения, для юрисконсультов претензионно-искового подразделения — отдельная карта с его наименованием. Совпадение физической рабочей зоны можно отразить в перечне рабочих мест и материалах, переданных экспертной организации, но оно не заменяет идентификацию должности, функции и подразделения.
Включать в одну карту работников разных подразделений допустимо лишь тогда, когда комиссия и эксперт подтвердили единую группу по всем критериям аналогичности и выбранный способ заполнения позволяет однозначно установить, к каким работникам и организационным рабочим местам относятся результаты. Если поле подразделения невозможно заполнить без потери определенности, это является практическим признаком того, что перечень следует детализировать. Произвольное указание только одного из нескольких отделов создаст несоответствие между картой, перечнем рабочих мест и кадровыми документами.
При подготовке исходных данных для специальной оценки условий труда целесообразно присваивать рабочим местам наименования, позволяющие отличить функциональные группы: должность, подразделение и при необходимости уточнение о нефиксированной рабочей зоне. Такое уточнение не должно подменять наименование должности по штатному расписанию.
Порядок формирования перечня универсальных рабочих мест
Основное корректирующее действие работодателя — описать действующую модель свободной рассадки до утверждения перечня. Если сначала передать исполнителю только план помещения и количество столов, а кадровые и функциональные различия раскрыть после измерений, отчет может не соответствовать реальной организации труда.
- Назначить комиссию по СОУТ. Комиссия формирует и до начала работ утверждает перечень рабочих мест с указанием аналогичных мест в соответствии с Законом № 426-ФЗ ст. 9.
- Сопоставить организационные данные. Необходимо сверить штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции, положения о подразделениях, графики работы и фактическую численность сотрудников.
- Описать свободную рассадку. Следует зафиксировать помещение, доступные рабочие станции, одновременно работающую численность, правила бронирования или занятия столов, используемую технику и возможность перехода между зонами.
- Разделить работников по функциям. Сотрудников с различающимися трудовыми функциями нужно отнести к разным организационным рабочим местам или группам, даже если они пользуются общей мебелью и оборудованием.
- Проверить признаки аналогичности. Для каждой предполагаемой группы оформляется сопоставление всех критериев Закона № 426-ФЗ ч. 6 ст. 9. Вывод «оборудование одинаковое» не является достаточным обоснованием.
- Согласовать перечень с фактическим обследованием. Экспертной организации передаются документы и пояснения о функциях и режиме использования общей зоны. При выявлении различий перечень корректируется комиссией.
- Проверить готовый отчет. До утверждения отчета следует сопоставить номера мест, должности, подразделения, численность работников, СНИЛС, оборудование и группы аналогичности с кадровыми документами и фактической рассадкой.
Контрольные точки для работодателя
Аудит перечня рабочих мест должен отвечать не только на вопрос о наличии карт, но и на вопрос о доказуемости их применения к конкретным работникам. Полезно проверить следующие позиции:
- можно ли по карте установить должность и подразделение каждого занятого работника;
- совпадают ли трудовые функции работников одной аналогичной группы;
- учтена ли численность одновременно работающих сотрудников, а не только количество столов;
- одинаковы ли режимы работы, оборудование и продолжительность воздействия факторов;
- не включены ли в одну группу сотрудники только на основании общего помещения;
- соответствуют ли номера рабочих мест ранее присвоенным номерам при повторной или внеплановой СОУТ;
- актуальны ли сведения после организационно-штатных изменений.
ТК РФ ст. 214 возлагает на работодателя проведение СОУТ и информирование работников об условиях труда и профессиональных рисках на их рабочих местах. Приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 776н относит СОУТ и оценку профессиональных рисков к базовым процессам СУОТ. Поэтому модель свободной рассадки должна учитываться не только в отчете СОУТ, но и при управлении рисками, изменении планировки и организации рабочих процессов.
Если распределение сотрудников по зонам меняется, необходимо проверить, не меняются ли одновременно условия выполнения работы и набор опасностей. Результаты оценки профессиональных рисков не заменяют СОУТ, но позволяют проверить риски, которые могут зависеть от плотности размещения, маршрутов передвижения, подключения оборудования и эргономики конкретных зон.
Ознакомление работников с результатами оценки
После утверждения отчета работодатель организует ознакомление работников с результатами СОУТ на их рабочих местах под подпись не позднее 30 календарных дней. В этот срок не включаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и междувахтового отдыха. Требование установлено Законом № 426-ФЗ ч. 5 ст. 15.
Для универсальных рабочих мест важно, чтобы работника знакомили с результатами именно той карты, которая соответствует его должности, подразделению и трудовой функции. Ознакомление юрисконсульта претензионно-искового подразделения с картой, оформленной только на корпоративное подразделение, не устраняет исходное несоответствие перечня и отчета.
Практический вывод состоит в том, что общая офисная зона может использоваться несколькими функциональными группами, но каждая группа должна быть прослеживаема от кадровых документов до перечня и карты СОУТ. Если функции работников разных подразделений отличаются, работодателю следует оформить отдельные группы и отдельные карты, указав в них соответствующие подразделения.
