Нужно ли проводить СОУТ при добавлении двух рабочих мест бухгалтера?

Когда увеличение штата создает новые рабочие места

Сначала необходимо разделить два разных события: появление штатных единиц и организацию рабочих мест. Штатная единица характеризует потребность работодателя в работнике определенной должности, а рабочее место — пространство, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с работой и которое прямо или косвенно контролируется работодателем.

Поэтому добавление в штатное расписание еще двух единиц по должности бухгалтера само по себе не позволяет определить последствия для СОУТ. Значение имеет фактическая организация труда. Если новые сотрудники поочередно используют уже оцененные столы и компьютеры, а отдельных пространственно и технически оснащенных мест не создается, основание в виде ввода в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест может отсутствовать. Работодателю при этом необходимо документально подтвердить установленный режим работы и фактическое использование имеющихся мест.

Иной вывод применяется, если для принятых бухгалтеров устанавливают дополнительные столы, компьютеры, кресла, мониторы и иное оборудование либо выделяют им отдельные постоянные зоны в помещении. В таком случае появляются вновь организованные рабочие места. Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ ст. 17 относит их ввод в эксплуатацию к основаниям проведения внеплановой СОУТ.

Название должности не является определяющим. Два бухгалтера могут выполнять одинаковую работу, но находиться в разных помещениях, использовать различное оборудование или работать по разным режимам. С точки зрения воздействия факторов это могут быть разные рабочие места.

Можно ли сразу признать новые места аналогичными

Работодатель не вправе просто перенести сведения из старой карты СОУТ на новые места. Аналогичность должна быть установлена не кадровой программой и не приказом об изменении штатного расписания, а комиссией при подготовке и проведении СОУТ с учетом фактических характеристик каждого места.

Федеральный закон № 426-ФЗ ст. 9 предусматривает совокупность критериев аналогичности. Для объединения мест бухгалтеров в одну группу одновременно проверяются:

• расположение в одном или нескольких однотипных помещениях;
• одинаковые или однотипные системы вентиляции, кондиционирования, отопления и освещения;
• одна должность, профессия или специальность работников;
• одинаковые трудовые функции;
• одинаковый режим рабочего времени;
• однотипный рабочий процесс;
• одинаковые оборудование, инструменты, приспособления, материалы и сырье;
• одинаковое обеспечение средствами индивидуальной защиты, если они применяются.

Для офисной бухгалтерии обычно требуется сопоставить не только должностные инструкции, но и помещение, продолжительность работы за компьютером, количество и тип мониторов, используемую оргтехнику, освещение, микроклимат и режим рабочего дня. Например, место бухгалтера в общем кабинете и место сотрудника с той же должностью в архивном помещении нельзя объединять только на основании одинаковой записи в штатном расписании.

Важно: аналогичность существует только при одновременном выполнении всех установленных законом признаков. Если в ходе оценки обнаружится хотя бы одно место, не соответствующее этим признакам, Федеральный закон № 426-ФЗ ст. 16 требует провести СОУТ на всех местах, ранее включенных в соответствующую группу аналогичных.

Как применяется правило о 20 процентах рабочих мест

Если комиссия и организация, проводящая СОУТ, подтверждают аналогичность, оценка выполняется в отношении 20 процентов от общего числа аналогичных мест, но не менее двух. Результаты применяются ко всей подтвержденной группе, на аналогичные места оформляется одна карта и разрабатывается единый перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда.

Если после расширения бухгалтерии фактически имеется четыре одинаково организованных места, минимальное количество оцениваемых мест по правилу Федерального закона № 426-ФЗ ст. 16 составит два. Однако из этого не следует, что достаточно внутренним документом присоединить два новых места к старой карте. Состав группы, перечень мест, выбор мест для непосредственного обследования и отражение результатов должны быть оформлены в ходе установленной процедуры с участием аккредитованной организации.

Практически безопасный подход состоит в том, чтобы перед заключением договора передать исполнителю действующий отчет, схему помещения, перечень оборудования и сведения о новых местах. Исполнитель и комиссия смогут определить, допустимо ли сформировать единую группу аналогичных мест и каким образом отразить ранее оцененные и вновь организованные места в отчете. Проведение специальной оценки условий труда в этой ситуации должно опираться на фактическую организацию рабочих зон, а не только на количество работников по штатному расписанию.

Приказ Минтруда России от 21.11.2023 № 817н устанавливает действующую методику, форму отчета и инструкцию по ее заполнению. В перечне рабочих мест отчета отражаются индивидуальный номер, наименование места, численность занятых работников, наличие аналогичных мест и сведения о факторах. Именно отчет СОУТ, а не запись в кадровой программе, является документом, в котором юридически фиксируются результаты оценки.

Срок проведения внеплановой СОУТ

Для вновь организованных рабочих мест внеплановую СОУТ необходимо провести в течение 12 месяцев со дня их ввода в эксплуатацию. Начало срока связано не с утверждением нового штатного расписания и не обязательно с датой приема сотрудника, а с фактическим вводом места, подготовленного для выполнения трудовой функции.

Чтобы срок можно было подтвердить, работодателю целесообразно издать приказ о вводе новых рабочих мест в эксплуатацию. В нем указываются подразделение, должность, количество и расположение мест, дата начала эксплуатации и ответственные лица. К приказу при необходимости прилагаются схема размещения и перечень оборудования.

ТК РФ ст. 214 обязывает работодателя обеспечить проведение СОУТ и оценить профессиональные риски до ввода вновь организованных рабочих мест. Эти процедуры связаны, но не заменяют друг друга: СОУТ исследует регулируемые законом факторы и устанавливает класс условий труда, а оценка профессиональных рисков должна учитывать реальные сценарии травмирования и ухудшения здоровья, включая электробезопасность, падение при перемещении по офису, неэргономичную рабочую позу и зрительную нагрузку.

До завершения 12-месячного срока место может эксплуатироваться, поскольку закон устанавливает период для проведения внеплановой оценки. Это не освобождает работодателя от обязанности обеспечить безопасные условия с первого дня работы, проинформировать сотрудника о доступных сведениях об условиях труда и провести предусмотренные мероприятия по охране труда.

Порядок действий работодателя

Оформление целесообразно организовать так, чтобы кадровые документы, фактическая схема рабочих зон и документы СОУТ не противоречили друг другу.

1. Определить фактическую модель работы. Необходимо установить, создаются ли два дополнительных стационарных места либо новые сотрудники будут работать на уже существующих местах по сменному графику.
2. Утвердить изменение штатного расписания. В штат добавляются необходимые единицы по должности бухгалтера в порядке, принятом у работодателя.
3. Оформить создание мест. Если устанавливаются новые столы и оборудование, издается приказ об организации и вводе рабочих мест с конкретной датой.
4. Актуализировать оценку рисков. До начала эксплуатации следует выявить опасности, проверить эргономику, размещение кабелей, устойчивость мебели, освещение, маршруты передвижения и безопасность подключения оборудования.
5. Сформировать или актуализировать комиссию по СОУТ. Приказом определяется нечетное число членов комиссии, ее председатель и график проведения работ.
6. Подготовить перечень рабочих мест. Комиссия указывает новые места и предполагаемые аналогичные места. Окончательный вывод должен основываться на критериях Федерального закона № 426-ФЗ ст. 9 и фактических данных.
7. Заключить договор с аккредитованной организацией. Исполнителю передаются штатное расписание, должностные инструкции, режимы работы, сведения об оборудовании, план помещения и действующий отчет СОУТ.
8. Провести внеплановую СОУТ. Процедура завершается утверждением отчета комиссией. Срок — не позднее 12 месяцев со дня ввода новых мест.
9. Ознакомить работников. Работники знакомятся под подпись с результатами СОУТ на своих рабочих местах в установленный Федеральным законом № 426-ФЗ срок.
10. Подать декларацию при наличии оснований. Если факторы не выявлены либо условия признаны оптимальными или допустимыми и место не относится к исключениям, оформляется декларация соответствия.

Как отразить новые места в 1С

Законодательство о СОУТ не устанавливает единого алгоритма создания рабочего места в конкретной конфигурации 1С. Способ ввода данных зависит от используемой версии программы, подключенного функционала охраны труда и настроек кадрового учета. Поэтому в программе необходимо раздельно отразить кадровые и охранные данные.

В кадровом блоке оформляются изменение штатного расписания, количество штатных единиц, прием работников и закрепление за подразделением. Если конфигурация содержит отдельный справочник рабочих мест или результатов СОУТ, каждому фактическому месту присваивается устойчивый внутренний идентификатор, который затем сопоставляется с индивидуальным номером рабочего места из отчета СОУТ.

Не следует создавать одну запись только на основании должности «бухгалтер», если фактически организованы четыре самостоятельных рабочих места. И наоборот, четыре работника не требуют четырех отдельных физических мест, если подтвержден сменный режим и одновременная занятость на одном месте исключена. В программе желательно хранить как минимум следующие сведения:

• подразделение и наименование должности;
• внутренний код фактического рабочего места;
• адрес, помещение или зона размещения;
• работников, которые занимают место;
• индивидуальный номер рабочего места по отчету СОУТ;
• признак аналогичности и связь с основной картой;
• дату утверждения отчета и установленный класс условий труда;
• реквизиты декларации, если она подана.

Буква «А» относится к обозначению аналогичных рабочих мест в документах СОУТ. Самостоятельно добавлять ее к кадровому коду до формирования отчета не требуется. Сначала комиссия и исполнитель подтверждают аналогичность, после чего реквизиты утвержденного отчета переносятся в учетную систему.

Когда требуется новая декларация соответствия

Ранее поданная декларация по двум оцененным местам не распространяется автоматически на вновь организованные места. Основание для декларирования новых мест возникает только после завершения СОУТ и внесения ее результатов в федеральную информационную систему.

Федеральный закон № 426-ФЗ ст. 11 разрешает декларировать места, где потенциально вредные и опасные факторы не выявлены, а также места с оптимальными или допустимыми условиями по результатам исследований и измерений, кроме прямо предусмотренных законом исключений. Если декларируется одно из аналогичных мест, в декларацию включаются сведения обо всех местах этой аналогичной группы.

По Приказу Минтруда России от 17.06.2021 № 406н декларацию необходимо подать не позднее 30 рабочих дней со дня внесения сведений о результатах СОУТ в федеральную информационную систему. До получения нового отчета включать созданные места в декларацию на основании прежних результатов нельзя.

Основные ошибки при расширении бухгалтерии

• Считать каждую новую штатную единицу новым рабочим местом без проверки фактической организации труда.
• Считать места аналогичными только из-за одинаковой должности работников.
• Переносить класс условий труда из старой карты в 1С без проведения внеплановой процедуры по вновь созданным местам.
• Исчислять 12-месячный срок только от даты изменения штатного расписания, не оформляя дату фактического ввода места.
• Подменять СОУТ оценкой профессиональных рисков либо, наоборот, не оценивать риски до начала эксплуатации нового места.
• Подавая декларацию по одному аналогичному месту, не включать остальные места подтвержденной группы.

Таким образом, работодателю прежде всего необходимо установить, создаются ли для новых бухгалтеров отдельные рабочие зоны. Если создаются, следует оформить дату их ввода, провести оценку профессиональных рисков и организовать внеплановую СОУТ в 12-месячный срок. Результаты ранее оцененных мест можно учитывать при подготовке, но распространить их на новые места допустимо только после подтверждения аналогичности и надлежащего оформления результатов процедуры.