Обучение по охране труда в рабочее время: оплата, табель и документы работодателя

Вопрос о том, входит ли обучение по охране труда в рабочее время, нельзя сводить только к выбору кода в табеле. Работодателю необходимо согласовать сразу несколько процессов: освободить сотрудника от обычной работы, обеспечить ему возможность пройти программу, правильно рассчитать выплату и получить документы о проверке знаний. Если хотя бы одно звено отсутствует, формально оформленный протокол не доказывает, что обучение действительно было организовано.

По состоянию на 23 июля 2026 года пункт 65 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2021 года № 2464, требует проводить обучение работников требованиям охраны труда и проверку знаний с отрывом от работы. Правило действует и при направлении в учебный центр, и при подготовке силами работодателя.

Минтруд России в письме от 6 мая 2026 года № 14-6/В-537 разъяснил, что прохождение обязательного обучения является обязанностью работника и неотъемлемой частью рабочего времени. На этот период за сотрудником сохраняются место работы и средний заработок. Письмо не является нормативным правовым актом, однако его вывод основан на обязанностях сторон трудового договора и требовании об отрыве от работы, установленном Правилами № 2464.

Почему обучение необходимо проводить с отрывом от работы

Статья 214 Трудового кодекса РФ возлагает на работодателя обязанность обеспечить обучение по охране труда, инструктажи, стажировку для установленных категорий работников и проверку знания требований охраны труда. Статьи 215 и 219 Трудового кодекса РФ, в свою очередь, обязывают работника пройти предусмотренную подготовку.

Эти встречные обязанности означают, что работодатель должен предоставить не только программу или ссылку на дистанционный курс, но и реальное время для занятий. На период, указанный в расписании, сотрудника освобождают от производственных заданий. Нельзя одновременно обязать его участвовать в вебинаре, обслуживать клиентов, контролировать оборудование, отвечать на рабочую переписку или находиться на оперативном дежурстве.

При аудите работоспособность такого порядка проверяется простым сопоставлением доказательств. Если расписание показывает вебинар с 09:00 до 13:00, а система постановки задач фиксирует выполненные сотрудником производственные операции в те же часы, возникает обоснованный вопрос: проходил ли он обучение с отрывом от работы и мог ли полноценно освоить программу.

Дистанционная форма не отменяет требования об освобождении от работы. Пункт 66 Правил № 2464 допускает применение дистанционных технологий при условии, что обучающемуся предоставлены нормативные и учебно-методические материалы, обеспечен обмен информацией с обучающим лицом, а процесс обучения администрируется с применением электронной системы. Следовательно, само нахождение сотрудника на территории организации еще не означает, что он продолжает выполнять обычные обязанности.

Что делать, если занятия занимают только часть смены

Освобождение от работы можно оформить на фактическое время занятий. Например, при восьмичасовой смене обучение длится с 09:00 до 13:00, а после перерыва сотрудник возвращается к своим обязанностям. В таком случае кадровые документы и табель должны разделять четыре часа обучения и оставшееся рабочее время.

Другой вариант — освободить сотрудника от работы на всю смену. Такое решение допустимо, если оно прямо зафиксировано в приказе и согласовано с кадровой службой и бухгалтерией. Оставшиеся после занятия часы нельзя автоматически считать временем обучения, если ни расписание, ни приказ не подтверждают освобождение сотрудника.

Как оплачивать время обучения по охране труда

С учетом позиции Минтруда России за период обязательного обучения и проверки знаний следует сохранять средний заработок. Это относится как к занятиям в учебном центре, так и к внутреннему обучению у работодателя. Место проведения само по себе не меняет характера гарантии: сотрудник выполняет установленную законом обязанность, но временно освобождается от своей основной работы.

С 1 сентября 2025 года средний заработок рассчитывают по Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденному постановлением Правительства РФ от 24 апреля 2025 года № 540. По общему правилу расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения среднего заработка.

• При обычном учете рабочего времени средний дневной заработок умножают на количество рабочих дней по графику сотрудника, приходящихся на оплачиваемый период.
• При суммированном учете применяют средний часовой заработок и количество рабочих часов по графику в периоде обучения.
• Если сотрудник обучался только часть смены, расчет необходимо вести за соответствующее количество освобожденных часов, а оставшееся фактически отработанное время оплачивать по действующей системе оплаты труда.

Например, сотрудник с пятидневной рабочей неделей проходит очное обучение со вторника по четверг. Если занятия занимают полные рабочие дни и приказ освобождает его от работы на весь этот период, средний заработок сохраняют за три дня по его графику. Если занятия проходят только по четыре часа, приказ и табель должны позволять бухгалтерии разделить учебное и отработанное время.

Работодатель вправе установить доплату до текущего заработка, если она предусмотрена коллективным договором, положением об оплате труда или иным локальным актом. Важно заранее определить источник, условия и единый порядок такой доплаты, чтобы выплаты работникам в сопоставимых ситуациях не зависели от произвольного решения руководителя подразделения.

Можно ли назначить обязательный курс после смены или в выходной

Планировать обязательное обучение исключительно на свободное от работы время рискованно. Если сотрудник проходит его по распоряжению работодателя за пределами установленного графика, необходимо оценивать применение правил о сверхурочной работе либо работе в выходной или нерабочий праздничный день, включая порядок привлечения и компенсации по статьям 99, 152 и 153 Трудового кодекса РФ.

Практически безопаснее включить занятия в график работы либо временно изменить режим с соблюдением установленной процедуры. Направление сотрудника на обязательный курс во время ежегодного отпуска или отпуска без сохранения заработной платы также не заменяет обязанность предоставить оплачиваемое время для подготовки.

Направление работника в учебный центр: пошаговый порядок

Шаг 1. Определите требуемую программу и категорию работника. Основанием должны быть его должность, выполняемые работы, применяемые средства индивидуальной защиты, результаты оценки профессиональных рисков и требования Правил № 2464. Название курса в договоре, приказе, программе и итоговом протоколе должно быть согласовано.

Шаг 2. Проверьте учебный центр. Для программ, которые должны проводиться внешней обучающей организацией, проверьте наличие организации и соответствующего направления обучения в установленном реестре. Наличие образовательной лицензии само по себе не заменяет выполнение требований, предусмотренных законодательством об оказании услуг в области охраны труда.

Шаг 3. Получите программу и расписание. До издания приказа работодателю необходимо знать даты, часы теоретических и практических занятий, формат проверки знаний. Без расписания невозможно достоверно определить продолжительность освобождения от работы и сумму сохраняемого заработка.

Шаг 4. Издайте приказ. В нем целесообразно указать работника, программу, учебный центр, форму обучения, даты и часы занятий, порядок освобождения от работы, сохранение среднего заработка, ответственных за передачу сведений в табель и получение итоговых документов.

Рабочая формулировка может выглядеть так: «Освободить Петрова А. А. 27 и 28 июля 2026 года с 09:00 до 13:00 от выполнения трудовых обязанностей для прохождения обучения требованиям охраны труда. За указанные часы сохранить средний заработок. С 14:00 до окончания смены работник выполняет обязанности по трудовому договору».

Шаг 5. Исключите производственную нагрузку на время курса. Непосредственный руководитель должен снять задания, которые совпадают с расписанием. Для дистанционного курса желательно выделить отдельное место, обеспечить исправную технику и исключить поручения, мешающие участию в вебинарах и практических занятиях.

Шаг 6. Получите результаты проверки знаний. После курса проверьте персональные данные работника, название программы, дату и результат проверки, состав и подписи комиссии, а также сведения, подлежащие включению в реестр обученных лиц. Несоответствия следует устранить до допуска сотрудника к работе, требующей подтвержденных знаний.

Если обучение проходят председатель или члены внутренней комиссии, содержание подготовки должно соответствовать их полномочиям. Для такого раздела работы можно использовать отдельное обучение членов комиссий по проверке знаний, предварительно сопоставив программу с функциями конкретных работников.

Когда оформляется командировка

Если по распоряжению работодателя сотрудник едет на обучение в другой населенный пункт, необходимо оценить наличие признаков служебной командировки. При их наличии оформляют поездку и предоставляют гарантии по статьям 167 и 168 Трудового кодекса РФ: сохраняют место работы и средний заработок за рабочие дни по графику, возмещают расходы на проезд и наем жилого помещения, выплачивают суточные и компенсируют иные согласованные расходы.

Как организовать внутреннее обучение

При внутреннем обучении требование об отрыве от работы сохраняется. Основной риск такого формата — подмена учебного процесса самостоятельным просмотром материалов без выделенного времени, обратной связи и контроля освоения практических навыков.

До начала курса работодатель должен определить, вправе ли он самостоятельно обучать конкретную категорию работников. Необходимо обеспечить программы, учебно-методические материалы, подходящие места обучения, технические средства, подготовленных обучающих и комиссию по проверке знаний. В предусмотренных Правилами № 2464 случаях сведения о работодателе должны быть внесены в соответствующий реестр.

Для подготовки работников, проводящих вводный инструктаж и инструктажи на рабочем месте, необходимо проверить не только наличие протокола, но и способность объяснять реальные опасности, меры управления рисками и порядок действий при отклонениях. В отдельном тематическом процессе применимо обучение лиц, проводящих инструктаж, если программа соответствует возложенным на них обязанностям.

Доказательствами внутреннего обучения могут быть утвержденная программа, расписание, приказ, журнал или лист учета занятий, задания для практической части, результаты тренировок, записи о консультациях, данные электронной платформы и протокол проверки знаний. Подпись работника только в итоговом протоколе подтверждает результат проверки, но не раскрывает, какие условия для подготовки создал работодатель.

Как табелировать обучение по охране труда

Обязательного универсального кода именно для обучения по охране труда законодательство не устанавливает. Коммерческая организация вправе утвердить собственную форму табеля и условные обозначения. Такое право следует из части 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, ответственного за бухгалтерский учет.

Для прозрачного учета удобно ввести отдельный код, например «УОТ» — обучение по охране труда. Код и его расшифровку следует закрепить в приказе об утверждении формы табеля, учетной политике или локальном положении об учете рабочего времени. Обозначение должно одинаково применяться кадровой службой, бухгалтерией и руководителями подразделений.

Код обычной явки на весь день не позволяет бухгалтерии увидеть, что за соответствующий период сохраняется средний заработок. Код «ПК», используемый в унифицированных формах для повышения квалификации с отрывом от работы, также не следует применять автоматически: обучение требованиям охраны труда не всегда является дополнительным профессиональным образованием. Выбранное обозначение должно однозначно раскрывать содержание учитываемого периода.

Количество учебных часов необходимо сверять не только с протоколом, но и с приказом и расписанием. Протокол обычно подтверждает дату и результат проверки знаний, однако может не содержать продолжительности всех занятий.

Если работник не прошел проверку знаний

Работник, показавший неудовлетворительный результат, проходит повторную проверку знаний не позднее 30 календарных дней со дня ее проведения. До получения положительного результата его нельзя допускать к работе, для которой необходимо соответствующее обучение. Основание предусмотрено пунктом 79 Правил № 2464 и статьей 76 Трудового кодекса РФ.

Отстранение оформляют отдельным приказом. В документе указывают причину, дату начала, условия прекращения отстранения и порядок оплаты. После успешной повторной проверки целесообразно оформить допуск к работе, чтобы закрыть период отстранения и исключить расхождения между кадровыми документами и табелем.

При определении оплаты важно установить причину, по которой сотрудник не прошел обучение или проверку. Если работодатель создал необходимые условия, а работник без уважительных причин уклонялся от занятий или проверки, за период отстранения заработная плата по общему правилу не начисляется. Если подготовка не состоялась по вине работодателя, период отстранения оплачивается по правилам статьи 157 Трудового кодекса РФ как простой. Перекладывать последствия организационного сбоя на работника нельзя.

Какие документы должны составлять единую доказательную цепочку

При внутреннем аудите следует проверять не количество папок, а связь между документами. Работодатель должен подтвердить четыре обстоятельства: обучение назначено своевременно, сотрудник освобожден от работы, условия для подготовки фактически созданы, результат проверки знаний надлежащим образом оформлен.

• Локальный порядок обучения распределяет обязанности между специалистом по охране труда, руководителями, кадровой службой и бухгалтерией.
• Перечень подлежащих обучению работников связывает должности и виды работ с необходимыми программами.
• Приказ подтверждает направление на курс, время освобождения и основание для выплаты.
• Программа и расписание определяют содержание и продолжительность обучения.
• Договор с учебным центром подтверждает организацию внешнего курса.
• Журнал занятий, задания и данные электронной платформы доказывают фактическое прохождение программы.
• Табель отражает часы обучения и оставшееся рабочее время.
• Расчет среднего заработка соответствует приказу, графику и постановлению Правительства РФ № 540.
• Протокол и реестровые сведения подтверждают результат проверки знаний.
• При неудовлетворительном результате имеются приказы об отстранении и последующем допуске.

Типичное системное несоответствие выглядит так: специалист по охране труда получает протокол, кадровая служба ставит обычную явку, бухгалтерия начисляет зарплату как за отработанный день, а непосредственный руководитель не освобождает сотрудника от заданий. Каждый участник выполнил отдельную операцию, но единый процесс обучения не работает. Корректирующая мера — установить маршрут информации от формирования списка обучающихся до закрытия протокола и контрольные сроки для каждого ответственного.

Изменения с 31 августа 2026 года

Постановлением Правительства РФ от 30 июня 2026 года № 805 действие Правил № 2464 продлевается до 1 сентября 2032 года, а отдельные положения корректируются с 31 августа 2026 года. В частности, формулировка пункта 65 уточняется: отрыв от работы должен обеспечиваться на время прохождения обучения требованиям охраны труда и проверки знаний.

Для рассматриваемого процесса принципиальный подход не меняется: работник должен быть освобожден от обычной работы именно на учебные часы и время проверки. Работодателям стоит до 31 августа 2026 года проверить локальные положения, шаблоны приказов и инструкции руководителям подразделений, чтобы формулировки документов точно отражали продолжительность освобождения.

Короткий чек-лист работодателя

1. Определите, кому, по какой программе и в какой срок требуется обучение.
2. Проверьте право работодателя обучать самостоятельно либо выберите организацию, соответствующую установленным требованиям.
3. Получите программу и расписание до начала курса.
4. Издайте приказ с точными датами и часами освобождения от работы.
5. Исключите производственные задания на время очных и дистанционных занятий.
6. Закрепите в локальном акте код для табеля и порядок передачи сведений в бухгалтерию.
7. Рассчитайте средний заработок по постановлению Правительства РФ № 540.
8. Сверьте табель, расписание, расчет и итоговый протокол.
9. При неудовлетворительном результате своевременно назначьте повторную проверку и оформите отстранение.
10. Проведите контрольную проверку локальных документов перед вступлением изменений в силу 31 августа 2026 года.