После заключения трудового договора новый работник проходит обязательное обучение по охране труда в составе подготовки по должности. До успешной проверки знаний его не допускают к самостоятельному выполнению трудовых обязанностей. Кадровой службе необходимо правильно квалифицировать и отразить этот период в табеле.
Да, период обучения необходимо отразить в табеле как рабочее время, даже если новый работник еще не допущен к самостоятельной работе. Работодатель вправе применить предусмотренный своей формой специальный код обучения, а при использовании обозначений унифицированных форм — код «ПК» или «07»; выбранный порядок следует закрепить в локальном акте.
Период обязательного обучения по охране труда не является отсутствием по невыясненной причине, прогулом, простоем или отпуском. Трудовой договор уже заключен, работник выполняет обязательное мероприятие по распоряжению работодателя, а отсутствие допуска к самостоятельной работе означает только ограничение на выполнение производственных операций. Оно не прекращает трудовые отношения и не освобождает работодателя от учета рабочего времени.
ТК РФ ст. 214 возлагает на работодателя обязанность организовать обучение по охране труда и не допускать к исполнению трудовых обязанностей лиц, которые не прошли обучение, необходимые инструктажи, стажировку и проверку знания требований охраны труда. По ТК РФ ст. 215 работник, в свою очередь, обязан пройти эти мероприятия. Поэтому кадровая служба должна отразить в табеле не отсутствие работника, а фактический период обязательной подготовки.
Какой код обучения поставить в табеле
Для коммерческой организации конкретный код федеральным законодательством не установлен как единственно допустимый. Работодатель может использовать собственную форму табеля и собственные условные обозначения, если они утверждены в установленном порядке и позволяют достоверно определить вид учитываемого времени.
Если организация применяет обозначения из унифицированных форм № Т-12 или № Т-13, дни обучения с отрывом от работы на практике отражают буквенным кодом «ПК» либо цифровым кодом «07». Эти обозначения предусмотрены для повышения квалификации с отрывом от работы. Для обязательного обучения по охране труда их можно применять как наиболее близкие по содержанию, если такой порядок принят работодателем.
Более точный организационный вариант — утвердить отдельный внутренний код, например «ОБУЧ», «ОТ» или иной код с однозначной расшифровкой «обучение по охране труда и проверка знания требований охраны труда». Такой подход особенно удобен, когда бухгалтерии необходимо разграничивать профессиональное обучение, повышение квалификации, стажировку и обязательные мероприятия по охране труда.
Важно: новый код нельзя вводить только устным указанием табельщику. Его необходимо включить в утвержденную форму табеля, положение об учете рабочего времени или приложение с условными обозначениями. Иначе одинаковые периоды могут по-разному отражаться в подразделениях и передаваться в расчет заработной платы.
Почему отсутствие самостоятельной работы не меняет табелирование
Самостоятельная работа и рабочее время — не тождественные понятия. Работник может находиться в рабочем времени, но проходить инструктаж, обучение, проверку знаний, стажировку или обязательную подготовку под контролем назначенного лица. На этом этапе ему нельзя поручать операции, к которым он еще не допущен, однако его занятость обязательными мероприятиями должна учитываться.
Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 устанавливает, что вновь принимаемые работники проходят обучение требованиям охраны труда в срок, определенный работодателем, но не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора, кроме предусмотренных Правилами исключений. По Постановлению № 2464 п. 65 обучение требованиям охраны труда и проверка знаний проводятся с отрывом от работы.
Формулировка «с отрывом от работы» означает освобождение от обычных производственных обязанностей на время занятий и проверки знаний. Она не означает, что этот период можно не учитывать в табеле. На дату подготовки материала действует именно такой порядок. Изменения, предусмотренные с 31 августа 2026 года, не отменяют обязанности работодателя учитывать период обязательного обучения и не разрешают считать нового работника отсутствующим без уважительной причины.
До успешной проверки знаний работодатель обязан обеспечить организационный барьер: работник может участвовать в предусмотренной программе подготовки, но не должен самостоятельно выполнять трудовые операции, для которых обязательны обучение, стажировка или проверка знаний. В организациях со сложной структурой кадровой службе, специалисту по охране труда и руководителю подразделения целесообразно заранее согласовать дату, с которой в табеле меняется код обучения на обычную явку.
Как отразить полные и неполные дни обучения
Если занятия и проверка знаний занимают всю предусмотренную графиком смену, в табеле проставляется код обучения за продолжительность этой смены. Например, при пятидневной рабочей неделе и восьмичасовом занятии можно указать «ПК/8» либо утвержденный работодателем специальный код и восемь часов.
Если в течение одного дня часть времени отведена обучению, а часть — другим разрешенным мероприятиям подготовки, учет зависит от структуры применяемой формы. Возможны два решения:
- раздельно указать часы обучения и часы иной учитываемой деятельности, если форма позволяет использовать несколько обозначений за день;
- применить составной или специальный код, порядок использования которого заранее закреплен работодателем.
Отмечать весь день кодом обычной явки «Я» допустимо только при принятой в организации системе, в которой обязательное обучение включается в явку без отдельной детализации. Однако такой вариант менее информативен: по табелю нельзя установить, почему работник числился в рабочем времени, но еще не выполнял самостоятельную работу. Для нового сотрудника специальный код снижает риск расхождений между табелем, приказом о направлении на обучение и документами о допуске.
Выходные дни не следует автоматически превращать в учебные. Планировать обязательные занятия безопаснее в пределах установленного режима рабочего времени. Если обучение назначено на день, который по графику является выходным, необходимо отдельно оценить правила привлечения к работе в выходной день и соответствующую оплату, а не подменять такое оформление кодом «ПК».
Как оплачивать период обязательного обучения
На время обязательного обучения по охране труда за работником сохраняются место работы и средний заработок. Актуальная позиция Минтруда исходит из того, что такое обучение является обязанностью работника и неотъемлемой частью рабочего времени. То обстоятельство, что сотрудник принят недавно и еще не имеет фактически начисленной заработной платы за предшествующие месяцы, не делает период неоплачиваемым.
Средний заработок рассчитывается по правилам, применимым к соответствующей ситуации. Если расчетного периода и начислений у нового работника еще нет, бухгалтерии необходимо использовать предусмотренный законодательством порядок расчета исходя из данных, имеющихся после приема, и установленной работнику тарифной ставки или оклада. Произвольно оплачивать обучение как простой, отпуск без сохранения заработной платы или неявку нельзя.
Если программа подготовки по должности включает не только обучение по охране труда, но и профессиональное обучение, стажировку, дублирование или иные отраслевые формы подготовки, каждый блок следует квалифицировать отдельно. Например, для отдельных категорий персонала теплоснабжающих организаций Приказ Минэнерго России от 14.05.2025 № 511 предусматривает стажировку при подготовке по новой должности, а для некоторых категорий — последующее дублирование и другие формы работы с персоналом. В такой ситуации единый код на весь продолжительный период может скрыть юридически разные этапы.
Какие документы оформить до передачи табеля в бухгалтерию
Код в табеле должен опираться на документы, подтверждающие содержание и продолжительность периода. Практический порядок целесообразно выстроить следующим образом:
- Руководитель организации или уполномоченное лицо утверждает порядок обучения, перечни работников и применяемые программы в соответствии с Постановлением № 2464.
- Кадровая служба оформляет прием и передает руководителю подразделения сведения о дате начала работы, режиме рабочего времени и ограничениях до допуска.
- Ответственный за обучение оформляет направление или приказ, в котором указывает работника, программу, даты, режим занятий, место проведения и основание сохранения среднего заработка.
- Руководитель подразделения не включает работника в самостоятельное выполнение операций до завершения обязательных процедур и обеспечивает участие в занятиях по графику.
- Табельщик отражает часы обучения на основании приказа, графика или сведений ответственного лица, используя утвержденный код.
- Комиссия либо обучающая организация оформляет протокол проверки знания требований охраны труда и иные предусмотренные Правилами сведения.
- Работодатель после успешной проверки знаний и завершения иных обязательных этапов оформляет допуск к самостоятельной работе, если отдельное оформление предусмотрено локальным или отраслевым порядком.
В локальном процессе следует определить контрольную точку: кто и в какой срок сообщает табельщику о результате проверки знаний. Частая ошибка возникает, когда специалист по охране труда оформляет протокол, но кадровая служба и руководитель подразделения получают информацию с задержкой. В результате код обучения продолжают ставить после фактического допуска либо, наоборот, преждевременно отражают обычную явку.
Для согласования программ, приказов, форм табеля и документов о допуске можно использовать единый комплект документов по охране труда, привязанный к структуре организации и распределению ответственности между подразделениями.
Как разграничить обучение, стажировку и подготовку по должности
Наименование всей корпоративной программы «подготовка по новой должности» само по себе не определяет код табеля. Необходимо проверить, какие мероприятия фактически проводятся в конкретный день.
- Обучение требованиям охраны труда включает занятия и проверку знаний по программам, предусмотренным Постановлением № 2464.
- Инструктаж является отдельным видом обучения по охране труда и оформляется по установленным для него правилам.
- Стажировка на рабочем месте предполагает практическое освоение безопасных методов и приемов выполнения работ под руководством назначенного лица.
- Профессиональное обучение направлено на получение квалификации или компетенций для выполнения определенной трудовой функции и может оформляться по другим правилам.
- Дублирование применяется только там, где оно предусмотрено отраслевыми требованиями к подготовке персонала.
Если обучение по охране труда проводится внутри организации, необходимо проверить выполнение требований к работодателю, самостоятельно обучающему работников. Ответственные лица должны понимать не только содержание программ, но и порядок оформления инструктажей, занятий и проверки знаний. Для подготовки таких работников тематически подходит обучение лиц, проводящих инструктаж по охране труда.
Оптимальное решение для рассматриваемой ситуации — оформить направление нового работника на обязательное обучение, в полные учебные дни ставить «ПК» или «07» либо утвержденный специальный код, учитывать часы по его графику и сохранять средний заработок. После получения документа о проверке знаний и завершения других обязательных этапов кадровая служба передает табельщику подтвержденную дату перехода к обычному коду явки.
